1. Hành chính – Văn thư

• Thực hiện và kiểm soát công tác văn thư, lưu trữ hồ sơ, tài liệu của Công ty theo đúng quy định nội bộ và quy định pháp luật.
• Quản lý, sử dụng và theo dõi con dấu Công ty, đảm bảo đúng thẩm quyền, mục đích và quy trình.
• Soạn thảo, rà soát và chuẩn hóa các văn bản hành chính – nhân sự: Quyết định, Thông báo, Công văn, Biên bản, Tờ trình, Quy định/Quy chế, Ủy quyền và các văn bản nội bộ khác.
• Quản lý hệ thống văn bản đi – đến, số văn bản, hồ sơ pháp lý và công tác lưu trữ; xây dựng và cải tiến quy trình quản lý văn bản, hồ sơ và con dấu.
• Kiểm soát thể thức, tính thống nhất và tính pháp lý của văn bản trước khi trình ký/phát hành.
• Phối hợp thực hiện các công việc hành chính và pháp lý doanh nghiệp có liên quan đến hoạt động của Phòng HCNS.

2. BHXH, BHYT, BHTN & Thuế TNCN

• Kiểm soát việc thực hiện các nghiệp vụ BHXH, BHYT, BHTN, BHTNLĐ-BNN và Thuế TNCN của người lao động; đảm bảo đúng đối tượng, mức đóng, thời hạn và quy định pháp luật.
• Kiểm tra, rà soát hồ sơ và dữ liệu do nhân sự C&B thực hiện trước khi kê khai/nộp cơ quan nhà nước.
• Tư vấn và xử lý các trường hợp nghiệp vụ phức tạp liên quan đến bảo hiểm, Thuế TNCN và quyền lợi của người lao động.
• Theo dõi, cập nhật các thay đổi của pháp luật về lao động, BHXH và Thuế TNCN; đánh giá tác động và đề xuất phương án áp dụng tại Công ty.
• Chuẩn bị hồ sơ, số liệu, giải trình và đại diện/phối hợp đại diện Công ty làm việc với cơ quan BHXH, cơ quan Thuế và các đoàn thanh tra/kiểm tra về BHXH – lao động.
• Theo dõi và thực hiện các yêu cầu khắc phục sau thanh tra/kiểm tra; cảnh báo các rủi ro tuân thủ cho cấp quản lý.

3. Chính sách Lương & Phúc lợi

• Tham gia xây dựng, rà soát và cải tiến hệ thống chính sách lương, thưởng, phụ cấp và phúc lợi phù hợp với chiến lược nhân sự và tình hình hoạt động của Công ty.
• Xây dựng/đề xuất cơ cấu thu nhập, thang bảng lương, salary range, phụ cấp, thưởng, chính sách phúc lợi cho từng nhóm/chức danh.
• Thực hiện khảo sát, benchmark thị trường lao động; phân tích tính cạnh tranh và công bằng nội bộ của chính sách đãi ngộ.
• Phân tích chi phí nhân sự và tác động tài chính của các phương án điều chỉnh lương, thưởng, phụ cấp và phúc lợi trước khi đề xuất.
• Soạn thảo và cập nhật Quy chế lương thưởng, Quy chế/Chính sách phúc lợi và các văn bản liên quan.
• Tư vấn cho cấp quản lý về các vấn đề liên quan đến compensation & benefits và đề xuất phương án tối ưu chi phí nhưng vẫn đảm bảo khả năng thu hút, giữ chân nhân sự.

4. Kiểm soát nghiệp vụ HCNS

• Kiểm tra tính chính xác và tuân thủ của các nghiệp vụ chấm công, tính lương, BHXH, Thuế TNCN do nhân sự phụ trách thực hiện; không trực tiếp thực hiện nghiệp vụ định kỳ.
• Phát hiện sai lệch/rủi ro, xác định nguyên nhân và đề xuất biện pháp phòng ngừa.
• Xây dựng checklist, biểu mẫu, hướng dẫn và quy trình kiểm soát nhằm giảm sai sót trong hoạt động C&B – HCNS.
• Thực hiện các báo cáo, phân tích và công việc chuyên môn khác theo phân công của cấp quản lý.